KI-workshop

Det finnes ofte mange muligheter internt, men få tydelige prioriteringer. Hvilke arbeidsprosesser er egentlig verdt å automatisere? Hvor kan KI gi reell effekt? Og hvilke initiativer risikerer å bli spennende pilotprosjekter uten tydelig verdi?

Mange har allerede testet verktøy som Copilot eller ChatGPT, men opplever at gevinsten ofte stopper ved individuell produktivitet. Det er noe annet å identifisere hvilke prosesser som kan gi målbare gevinster på tvers av team, avdelinger eller virksomheten som helhet.

Før selve workshopen gjennomfører vi et foredrag på 45–60 minutter om agentisk KI. Her ser vi på hvordan teknologien utvikler seg, hva som skiller KI-agenter fra tradisjonelle KI-verktøy, og hvordan virksomheter allerede tar teknologien i bruk. Det gir deltakerne et felles språk og et konkret bilde av hvilke muligheter som er realistiske å utforske videre i workshopen.

Med dette som utgangspunkt går vi videre til workshoppen. Sammen kartlegger vi hvor det brukes mye tid manuelt i dag, hvilke prosesser som skaper mest friksjon, og hvor KI og automatisering har størst potensial for verdi hos dere.

Slik fungerer workshopen

Workshoppen gjennomføres som en halvdag sammen med mennesker som kjenner arbeidsprosessene best – ledelse, prosesseiere og fagpersoner fra virksomheten.

Sammen kartlegger vi hvilke oppgaver som tar mye tid manuelt i dag, hvor det oppstår flaskehalser, og hvilke prosesser som har størst potensial for forbedring med KI og automatisering.

Underveis prioriterer vi hvilke områder som er mest aktuelle å jobbe videre med, basert på verdi, innsats og risiko. Målet er ikke å diskutere KI på et overordnet nivå, men å identifisere konkrete prosesser som kan gi målbar effekt i arbeidshverdagen.

Workshoppen munner ut i en tydelig prioritering av hvilke initiativer som er smartest å starte med, inkludert estimater på mulig gevinst i tid og kostnader.

5–6 prioriterte prosesser for KI og automatisering

Vurdering av verdi, innsats og risiko

Estimert gevinst i tid og kostnader

Anbefaling til hvilke initiativer som bør testes først

Et konkret grunnlag for videre PoC eller pilot

1. Bred kartlegging av manuelle prosesser

Vi starter bredt og samler inn arbeidsprosesser som i dag tar tid, gjøres manuelt eller skaper friksjon. Hver deltaker jobber individuelt og tømmer hodet på post-it-lapper. Én manuell prosess per lapp. Målet er volum og bredde, ikke kvalitet.

2. Prioritering av de mest relevante prosessene

Deretter samler vi funnene, grupperer overlappende prosesser og prioriterer hvilke som virker mest aktuelle å utforske videre. Alle deltagere får et begrenset antall stemmer som plasseres på de prosessene de selv ser størst verdi i å automatisere. Her ser vi etter prosesser med tydelig potensial for verdi, effektivisering eller bedre flyt. De fem-seks prosessene med flest stemmer går videre til steg tre.

3. Dyp kartlegging av utvalgte kandidater

Deltakerne grupperes i par og fyller ut en standardisert kartleggingsmal for én prosess hver. Malen tvinger fram svar på fem spørsmål:

- Hva er triggeren i dag? Når starter denne oppgaven?
- Hvilke datakilder trengs, og hvor får man dem fra?
- Hvilke aktører er involvert? Hvem er brukeren?- Hva er prosessen i dag, steg for steg?
- Hva er resultatet? Hva har man oppnådd når dette er ferdig?

Spesielt det siste spørsmålet er kritisk.

4. Scoring og prioriteringsmatrise

Hver kartlagt prosess scores på tre dimensjoner på en skala fra én til fem:

- Verdi: Hvor mye er det verdt å automatisere bort denne prosessen?
- Innsats: Hvor mye krever det å bygge dette? (Settes i samråd med Webstep-ressursene i rommet).
- Kost av feil: Hvor kritisk er det om noe går galt?

Resultatene mates inn i en app, som setter opp en visuell prioritering av prosessene.

Vi setter tall på mulighetene

Som en del av steg fire i workshoppen beregner vi også hva dagens manuelle arbeidsprosesser faktisk koster i tid og ressurser. Dette er ofte den delen av workshoppen som skaper mest engasjement, fordi prioriteringene blir langt mer konkrete når de kobles til faktiske tall.

Verdiberegningen tar utgangspunkt i hvor lang tid oppgaven tar, hvor mange som gjør den, hvor ofte den utføres, og hva prosessen koster i arbeidstid totalt. Når en oppgave som tar 30 minutter utføres 3000 ganger i året, blir gevinstpotensialet raskt betydelig.

Målet er ikke å lage teoretiske regnestykker, men å gi virksomheten et tydeligere grunnlag for prioritering. Det gjør det lettere å vurdere hvilke prosesser som er verdt å automatisere, hvilke initiativer som bør testes først, og hvor det finnes størst potensial for verdi.

For mange blir dette også broen mellom “vi har manuelle prosesser” og “her bør vi investere videre”. Workshoppen gir dermed ikke bare idéer, men et mer konkret beslutningsgrunnlag for videre arbeid med KI og automatisering.

Vi ser spesielt god effekt hos virksomheter som:

har tidkrevende og repetitive arbeidsprosesser
ønsker å utforske KI mer konkret og virksomhetsnært
vil prioritere smartere før de investerer i større initiativer
trenger et tydeligere beslutningsgrunnlag for videre satsning
ønsker å identifisere gode kandidater for PoC eller pilot

Workshoppen fungerer best når deltakerne kjenner arbeidsprosessene godt og kan beskrive dem konkret. Derfor anbefaler vi at både ledelse, prosesseiere og mennesker som jobber tett på prosessene deltar i arbeidet.

Workshoppen passer som regel mindre godt dersom dere allerede har en tydelig use-case dere ønsker å bygge. Da vil det ofte være mer relevant å gå direkte videre til en PoC eller teknisk vurdering. Det samme gjelder dersom behovet primært handler om generell KI-opplæring eller kompetanseheving.

Hvorfor Webstep?

Målet med workshoppen er ikke å levere en rapport som blir liggende i en skuff. Målet er å gi dere et konkret grunnlag for å ta neste steg.

I Webstep kombinerer vi forretningsforståelse, teknologikompetanse og erfaring fra faktiske KI-prosjekter. Vi fasiliterer workshoppen, hjelper dere med å prioritere de mest aktuelle mulighetene, og kan også bistå med å utvikle, teste og implementere løsningene videre.

For mange virksomheter blir workshoppen starten på et videre løp, der én eller flere av de identifiserte prosessene utforskes gjennom en Proof of Concept (PoC). På den måten går dere fra idé og analyse til praktisk utprøving og dokumentert verdi.

Vi bygger ikke bare anbefalingene. Vi er også med på å realisere dem.

Senior kompetanse innen teknologi og digitalisering

Erfaring fra konkrete KI- og automatiseringsprosjekter

Kombinasjon av forretning, prosess og teknologi

Fra workshop til PoC og implementering

Ett team gjennom hele reisen

KI- workshop

Mange muligheter, uklare prioriteringer

Slik fungerer workshopen

Workshoppen steg for steg

1. Bred kartlegging av manuelle prosesser

2. Prioritering av de mest relevante prosessene

3. Dyp kartlegging av utvalgte kandidater

4. Scoring og prioriteringsmatrise

Vi setter tall på mulighetene

Hvem passer workshopen for?

Hvorfor Webstep?

Klar for å komme i gang?

Kontakt

Thore Tollevik